Skip to main content

Administrative & Financial Assistant

Bedrijfsomschrijving

facilities sector

Functieomschrijving

Als administratief en financieel assistent, ben je verantwoordelijk voor een goed beheer van de planning en de aankoop van diensten en materialen, je zal instaan voor de volgende taken:

TAKEN

  • Dagelijks administratief en financieel opvolgen van de contracten 
  • Alle financiële contractdata op een correcte en gestructureerde manier in brengen en updaten in verschillende systemen (CODEX, SAP, Sysse)
  • Ondersteuning geven aan de verantwoordelijke voor de financiële en administratieve opvolging.
  • Vernieuwen en beëindigen van contracten in het systeem : indexering berekenen, encoderen van het budget in het systeem, dagelijkse updates, opvolgen verloren contracten en melden, etc.)
  • Pre-facturatie/Add-ons voor de goedkeuring door Contract Managers en facturatie.
  • Contractuele facturatie “klanten”.
  • Opvolging betaling facturatie teneinde de cash-flow op te volgen en actie te ondernemen indien nodig (rappels klanten, kredietnota’s).
  • Beheer facturatieplan.
  • Ondersteuning geven aan Business Unit Manager en de Business Unit Controller voor de schatting van de maandelijkse facturatie
  • Opvragen van eenvoudige aankoop offertes bij contract leveranciers in aankoop procedure.
  • In samenspraak met de service engineer de meest geschikte technicus selecteren en inplannen om de interventie uit te voeren. De klanten informeren i.v.m. het verloop van de interventies.
  • Beantwoorden van alle interventieaanvragen via telefoon of e-mail of klantenplatformen.
  • Maandplanning wordt voorbereid en afgedrukt en verdeeld via CM. Planning wordt opgemaakt, meegedeeld en opgevolgd door CM. Afsluiten werkorders op aangeven CM.

Functie-eisen

  • Je hebt een Bachelor in boekhouding/financiën behaald.
  • Je hebt een eerste ervaring in facturatie of in een boekhouding dienst
  • Je hebt een vlotte kennis van het Nederlands zowel mondeling als schriftelijk
  • Je bent communicatief sterk en helpt graag naar oplossingen zoeken.
  • Je hebt ervaring met het organiseren van diverse werkzaamheden onder tijdsdruk,
  • Je hebt steeds een oog voor detail voor de inhoud van orders en contact met klanten.
  • Je hebt affiniteit voor cijfers en klantencontact.
  • Je bent een echte teamplayer
  • Je hebt technische vaardigheden : SAP, Excel, Quartz.

Arbeidsvoorwaarden

  • Een vast contract met een aantrekkelijk salarispakket.
  • Kantoren gelegen te Waregem
  • 40 werkuren met extra verlof dagen

Administrative & Financial Assistant

Viavera - Brussel
8790 Waregem
Full-time
Uren (per week): 
40

Published on 08/11/2019