Skip to main content

Directiesecretaresse | parttime 24 of 32

Functieomschrijving

Pienk zoekt per direct een parttime (24-32 uur) Directiesecretaresse voor een Universiteit in Utrecht. Lijkt het jou leuk om in een mooi historisch pand met mooie oorspronkelijke ornamenten in hartje Utrecht samen te werken met hoogleraren en promovendi? Ben jij in staat om op hoog niveau de directie op een juiste manier aan te spreken om zaken gedaan te krijgen, lees dan snel verder. 

Deze parttime functie voor Directiesecretaresse is een secretariële functie op niveau. Je ondersteunt de directie en hoogleraren bij de promotietrajecten en op het secretariaat. Als een echte professional weet jij als geen ander de juiste prioriteiten te stellen. Een hele afwisselende, zelfstandige en uitdagende functie waarbij je volgens vaste procedures kunt werken, maar ook in kan spelen op onverwachte situaties en ad hoc zaken.  Je werkt samen met je collega bestuur secretaresse die je ook zult waarnemen bij afwezigheid.

Hierbij een greep uit de werkzaamheden:  

  • Controleren, begeleiden en bewaken van procedures en processen waaronder de werving en selectie eerstejaars kandidaat-promovendi, de toelating kandidaat promovendi tot het tweede jaar van de opleiding, de bewaking van de voortgang van het promotieonderzoek en de goedkeuring van het proefschrift  de promotietrajecten;
  • Volledig zelfstandig verzorgen van correspondentie (met buitenlandse) promovendi | hoogleraren, administratie en documentatie;
  • In- en uitschrijving van (kandidaat) promovendi en het onderhouden van de bijbehorende administratie (in Excel);
  • Voorbereidingen treffen voor vergaderingen van het College voor Promoties, bijeenkomsten bijwonen & notuleren;
  • Overzicht bewaken en coördineren;
  • Redactie van de (Engelstalige) website, schrijven van de (Engelstalige) nieuwsbrief.

Een mooie parttime uitdaging voor een assertieve secretariële professional (24 of 32 uur) die in staat en gewend is op het hoogste bestuurlijke niveau te acteren! Deze functie is in eerste instantie tijdelijk ingaande vanaf heden tot en met maart 2021.

Functie-eisen

Ben jij de spin in het web die wij zoeken? Een professional, representatief en een secretaresse met organisatie sensitiviteit en voldoe jij de aan de volgende eisen......

  • HBO | WO werk- en denkniveau;
  • Enkele jaren recente ervaring in het ondersteunen van een directie | management bij voorkeur aan een HBO of Universiteit;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de selectie);
  • Uitstekende kennis van het gehele MS Office pakket;
  • Je bent discreet en integer en hebt ervaring met het omgaan met vertrouwelijk informatie en stukken;
  • Inzicht in beleidsprocessen en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
  • Je bent parttime minimaal 24 of bij voorkeur 32 uur per week beschikbaar.

Verder herken je je in de volgende eigenschappen:

  • Tact en gevoel zijn essentieel bij het uitvoeren van deze functie; je kunt verhoudingen goed inschatten;
  • Je weet uitstekend overzicht te houden, brengt structuur aan en kunt goed prioriteiten stellen;
  • Je bent proactief, een echte sparringpartner en denkt mee;
  • Accuraat en discreet;
  • Je bent zelfstandig maar ook zeker een teamplayer;
  • Je bent stressbestendig, gastvrij en klantgericht.

..... Dan zie ik jouw gegevens graag tegemoet! Voor meer informatie bel 030- 276 71 87.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een parttime functie voor 24 of 32 uur per week, in eerste instantie voor bepaalde tijd voor de periode vanaf heden t/m maart 2021 bij een unieke onderwijsinstelling in Utrecht. Er is geen parkeergelegenheid voor de deur, de organisatie is wel goed met het openbaar vervoer te bereiken.

Deze functie is ingedeeld in niveau 2 met salarisschaal 7 (minimaal € 2261,= tot maximaal € 3052,= bruto per maand bij volledige werktijd van 38 uur).

Directiesecretaresse | parttime 24 of 32

Pienk
3454 PP Utrecht
Part-time
HBO
Uren (per week): 
24 - 32

Published on 26/03/2020