Skip to main content

Personal Assistent

Bedrijfsomschrijving

Je komt te part-time te werken voor een grote, dynamische organisatie in de binnenstad van Leiden. Met het openbaar vervoer is het bijvoorbeeld vanaf Den Haag goed te bereiken.

Functieomschrijving

Ben jij per direct voor 32 uur beschikbaar? Heb jij genoeg ervaring als Personal Assistent op zak en krijg jij energie van ontzorgen en ondersteunen? Dan ben jij dé persoon die wij zoeken!

Als Personal Assistant Projectgroep word jij verantwoordelijk voor de volledige ondersteuning van de management projectgroep op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. Denk hierbij aan:

· Het beheer van de drukbezette agenda van de projectgroep; je plant afspraken en bereidt ze ook voor; je zorgt ervoor dat de afspraken goed aansluiten op elkaar, je organiseert vergaderingen en conference calls. Incidenteel boek je een reis of organiseer je een event;
· Je onderhoudt de mailbox van de projectgroep; je weet goed hoofd- van bijzaken te onderscheiden en weet welke zaken je zelfstandig kunt oppakken of nog nadere afstemming nodig hebben;
· Je verdiept je in de materie die relevant is om de projectgroep goed te kunnen ondersteunen. Je vindt het leuk om je hier zelfstandig in te verdiepen en durft collega’s te vragen als meer informatie nodig is;
· Je faciliteert afspraken van de projectgroep en vergaderingen die door de managers zijn geïnitieerd;
· Je verzorgt correspondentie, maakt presentaties, redigeert teksten en werkt aantekeningen uit;
· Je onderneemt proactief actie zowel zelfstandig als in overleg, houdt de communicatielijnen open en houdt actiepunten goed in de gaten.
· Je biedt ook ondersteuning aan enkele bestuursadviseurs die nauw samenwerken met de projectgroep.

Functie-eisen

Herken jij jezelf in bovenstaande omschrijving:

  • Minimaal een Hbo werk- en denkniveau met minstens een afgeronde relevante opleiding op Mbo-4 of hoger;
  • Minimaal 5-10 jaar ervaring in een functie als Directiesecretaresse / Personal Assistant;
  • Uitstekende kennis van Microsoft 365 (o.a. OneDrive, SharePoint en Teams);
  • Je weet redactioneel brieven, mails, berichten op de juiste wijze op te stellen en te redigeren;

En herken je je ook in de volgende punten:

  • Beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
  • Woon je in de omgeving van Leiden;
  • Je bent een enthousiaste, representatieve, proactieve en energieke persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit;
  • Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen;
  • Je schakelt makkelijk en je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen;
  • Je bent servicegericht, attent, flexibel en je kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt;

Arbeidsvoorwaarden

We bieden jou per direct:

  • een parttime functie van 32 uur
  • een contract voor bepaalde tijd
  • salaris van €2700 - €3200 op basis van ervaring

Personal Assistent

Unique
2312 KP Leiden
Part-time
MBO
Uren (per week): 
32

Published on 11/20/2020